Os presento a Amy Ingram, mi nueva asistente

Si habéis tenido la suerte de agendar una reunión conmigo últimamente (lo de suerte, por que mi tiempo últimamente es más que escaso), seguramente ya habréis cruzado algunos mails con ella, dado que es quien lleva mi agenda.

Y, gracias a eso, y a otras cosas, he podido “rascar” algo de tiempo, para, por ejemplo,  volver a escribir en el blog, que hacía ya ¿dos meses? que no escribía nada.

¿Nada raro, verdad?… pues, no, la verdad es que no, a no ser que te parezca raro que Amy sea una INTELIGENCIA ARTIFICIAL, por que lo es.

La verdad es que conocí a X.AI (los chicos detrás de Amy) hará… ¿dos años?, pero hasta hace poco no he podido constatar, de primera mano, el buen trabajo de Amy.

Y no lo pude constatar, por que no me apunté a la lista de espera (si, la hay/había) al principio, y hasta hace poco no me ha llegado mi invitación.

Antes de entrar en detalle, voy a explicar brevemente, y sin tecnicismos, como funciona:

  1. Nos registramos
  2. Le damos acceso a nuestra(s) agendas
  3. Configuramos cosas “por defecto”, como nuestro horario general de oficina, direcciones, etc…
  4. Cuando quedamos organizar una reunión, simplemente escribimos un mail a esa persona, poniendo en copia a Amy, y ya ella se encarga de todo.

¿Sencillo, verdad?

Por si acaso, os dejo un “paso a paso” más específico, con algunas capturas y tips que uso, y algunos contras:

Configurar calendarios

Configurar calendarios
Configurar calendarios

Antes que nada, sí, tengo un montón de calendarios, me gusta tenerlo todo ordenado y demás.

Aunque, como podrás ver, a Amy, solo le doy acceso a algunos de ellos, que son los que marcan el 99% de mi disponibilidad.

En mi caso, es Google Calendar, aunque también funciona con otros como Outlook, por ejemplo.

De este modo, y tal como podéis ver en la imagen, Amy es capaz de saber cuantos “slots” tengo disponibles.

Distintos tipos de reuniones, y diferentes horas

Definir horas y tipos de meeting
Definir horas y tipos de meeting

Todos hemos quedado para una entrevista, una reunión de trabajo, para comer, desayunar, etc, etc…

Por eso, podemos configurar diferentes tipos, desde el “default hours” que es básicamente todo el horario de oficina, de Lunes a Viernes, hasta horarios para comer, cenar, copas… etc… y Amy, se encargará de todo en base al tipo de reunión que queramos…

Una vez hayamos configurado todo,

Supongamos que Alberto nos ha enviado el “típico” mail preguntándonos si quedamos para comer la semana que viene, si quisieramos buscar el hueco, simplemente le responderíamos lo siguiente, poniendo en copia a Amy.

Amy, podrías encontrar un hueco para comer con Alberto la semana que viene?

Y  ya Amy se encargará de hablar con Alberto para ver que día y hora va bien, por que, ya le dijimos que días y horas nos van bien para comer… ¿recuerdas?, y…. sí, ya sé lo que vas a decir/preguntar, sigue leyendo, que te contesto 🙂

Diferentes sitios de reunión

Indicar sitios preferidos
Indicar sitios preferidos

Sí, es obvio, organizar una reunión, no es tan simple como el día y la hora, el sitio, también influye muchas veces…

Y, para eso, podemos decirle a Amy nuestros sitios preferidos para todo tipo de reuniones (comer, cenar, brunch, la dirección de nuestra oficina, etc, etc..) tal como podéis ver en la imagen (aunque he tapado los sitios, por… un poco de privacidad, que está hasta la dirección de mi casa, y la de sitios que frecuento muchísimo)

Por tanto, siguiendo con el ejemplo anterior, Amy, le enviará a Alberto un mail parecido a este:

Hola Alberto,

Marcos está disponible para comer el Jueves a las 14:00 y propone ir a El Restaurante Molón en la calle Flipante, 33

Pero, aún así, la persona puede decir “No, en ese sitio no me va bien, prefiero este otro sitio”, en tal caso, Amy me enviará un mail diciéndome donde me propone quedar Alberto, y si quiero o no, y en caso de no ponernos de acuerdo,  simplemente nos instará a intentarlo en otra fecha.

Como véis, es increíblemente práctico y útil

Ejemplos prácticos:

Aparte del que ya hemos visto, que es “complejo” adrede, normalmente, para lo que más se usa, es para reuniones en la oficina y/o videollamadas, a la hora de planificar entrevistas, que es lo que más estoy haciendo ahora, cuando leo un CV de alguien que me resulta interesante, simplemente le envío un “mail tipo”, poniendo a Amy en copia:

Hola Fulanito,

He leído tu CV y me resulta interesante… blaba,blabla

AMY, por favor, podrías encontrar un hueco para una reunión con Fulanito EN LA OFICINA?

Y arreglado, ya me quito de andar con historias… Amy se encarga de todo. Y lo mismo para reuniones con clientes, etc…

TIPS

  • Crear eventos “Block Time” te permite reservar tiempo para ti, por ejemplo yo hace años que “bloqueo” las dos primeras horas de la mañana y las últimas de la tarde. Así mi asistnte, humana o no, no me agenda nada en esas horas.
  • Amy permite que le digamos, via web,cuando vamos a estar de vacaciones, yo, simplemente agrego el calendario Vacaciones (creando eventos de “todo el día”), imagino que si le decimos en la web que estamos específicamente de vacaciones, lo dirá, pero en el fondo, me da igual que diga que estoy ocupado, o de vacaciones. Y, si me apuras, prefiero que diga que estoy ocupado, a que estoy de vacaciones.

CONTRAS

  • Amy no es capaz de gestionar el “transit time”, DE MOMENTO, están trabajando en ello, y dicen que en breve estará disponible
  • No tengo claro que sea un contra, pero… Amy solo habla inglés, y si, lo digo ahora.

A tener en cuenta:

  1. En la versión gratuita, Amy solo se encargará de gestionarte 5 meetings al mes.
  2. Para ilimitados, y más cosas, deberás pagar $39 al mes.
  3. Si además quieres que Amy escriba desde el dominio de tu empresa, y más cosas, deberás pagar $59 al mes.
  4. Amy tiene un “hermano”, para quien prefiera tener un asistente “masculino”

Y… eso es todo…

Si alguien tiene curiosidad, simplemente puede pedirme que le ponga al habla con Amy 😉

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